PSA e SPM: projetos, projetos contratados, carteira

Objetivo e mapa da área

Esta área cobre a gestão profissional dos serviços (PSA — Professional Services Automation: projetos contratados, WBS, horas, faturação, capacidade) e a gestão estratégica da carteira (SPM — Strategic Portfolio Management: procura, investimentos, roadmap, benefícios, metodologias ágeis). O PSA é a entrega «por contrato»; o SPM é a governação estratégica dos investimentos e dos projetos.

PSA / WBS Hub

Para que serve. É a entrada no PSA («WBS Hub»): reúne os painéis para projetos contratados, WBS, timesheets, capacidade, tarifas, faturação e dashboards.

Quando a usar. No início da sessão de entrega/PSA.

Como a abrir. A partir da Home / hubs ligados (painel PSA/WBS).

O que mostra e como se usa. Os painéis para todas as páginas PSA (Dashboard & Portfolio – Calendário por país).

O que acontece depois. Abre-se a página escolhida.

Notas. O PSA partilha com o WBS Hub a estrutura de decomposição do trabalho.

Dashboard & Portfolio

Para que serve. É o painel PSA: margens, utilização, avanço dos projetos contratados.

Quando a usar. Para a monitorização económica e do avanço da entrega.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Dashboard.

O que mostra e como se usa. Os KPI de margem, utilização (billable/non billable), avanço e carteira de projetos contratados, com drill-down.

O que acontece depois. Orienta as decisões sobre recursos e prioridades.

Notas. Alimentado por timesheets, tarifas e faturação.

Projetos contratados

Para que serve. Gere os projetos contratados (projetos por contrato), contentor económico do trabalho.

Quando a usar. Para criar e gerir um projeto contratado e o seu orçamento.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Projetos contratados.

O que mostra e como se usa. A lista dos projetos contratados com cliente, orçamento, avanço e margem; o detalhe com WBS, recursos e horas.

O que acontece depois. O projeto contratado reúne horas e custos e gera a faturação.

Notas. Os projetos contratados predefinidos podem ser criados a partir do contrato.

WBS & Gantt

Para que serve. Define a Work Breakdown Structure e planeia-a num Gantt.

Quando a usar. Para decompor o trabalho de um projeto contratado em fases/atividades e planear os seus tempos.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel WBS.

O que mostra e como se usa. A árvore WBS e o diagrama de Gantt com dependências e milestones; crias e ligas as atividades.

O que acontece depois. A WBS orienta a alocação de recursos e o registo de horas.

Notas. O WBS Hub prevê vários separadores de trabalho.

Programas

Para que serve. Gere os programas (conjuntos coordenados de projetos contratados).

Quando a usar. Para governar vários projetos contratados relacionados como um único programa.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Programas.

O que mostra e como se usa. Os programas com os projetos contratados associados, avanço e orçamento agregado.

O que acontece depois. O programa consolida KPI e riscos dos projetos contratados.

Notas. Complementa o Program Management do SPM (Program Management).

Demand

Para que serve. Gere a procura de projetos/serviços que chega ao PSA.

Quando a usar. Para recolher e avaliar os pedidos antes de abrir um projeto contratado.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Demand.

O que mostra e como se usa. Os pedidos de procura com estado de avaliação.

O que acontece depois. A procura aprovada torna-se projeto contratado/projeto.

Notas. Complementa o Demand Management do SPM (Demand Management).

Timesheet

Para que serve. Regista as horas trabalhadas nos projetos contratados/atividades.

Quando a usar. Para o registo das horas pelos recursos.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Timesheet.

O que mostra e como se usa. A grelha de introdução de horas por projeto contratado/atividade/dia, com integração Clockify quando configurada.

O que acontece depois. As horas seguem para aprovação (Aprovações de timesheets) e alimentam custos e faturação.

Notas. As horas billable determinam a utilização e as receitas.

Aprovações de timesheets

Para que serve. Gere a aprovação dos timesheets.

Quando a usar. Para validar as horas registadas antes da faturação.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Aprovações de timesheets.

O que mostra e como se usa. Os timesheets pendentes com o detalhe das horas; aprovação/rejeição.

O que acontece depois. As horas aprovadas tornam-se faturáveis; as rejeitadas voltam ao recurso.

Notas. Passo de controlo da qualidade económica.

Capacity

Para que serve. Gere a capacidade e a alocação dos recursos.

Quando a usar. Para planear a dedicação dos recursos aos projetos contratados.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Capacity.

O que mostra e como se usa. A capacidade disponível vs alocada por recurso/período, com as sobrecargas.

O que acontece depois. A alocação orienta a atribuição aos projetos contratados.

Notas. Complementa o Capacity Planning do SPM (Capacity Planning).

Rate Card

Para que serve. Gere as tarifas (rate card) por papel/serviço/cliente.

Quando a usar. Para definir os preços por hora usados pelos custos e pela faturação.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Rate Card.

O que mostra e como se usa. As tarifas por papel/serviço com validade.

O que acontece depois. As tarifas alimentam o cálculo de receitas e margens.

Notas. Base económica do PSA.

Faturação

Para que serve. Gere a faturação dos projetos contratados (das horas aprovadas à fatura).

Quando a usar. Para gerar e gerir as faturas aos clientes.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Faturação.

O que mostra e como se usa. As entradas faturáveis, as faturas geradas e o seu estado.

O que acontece depois. As faturas alimentam as receitas e os KPI do dashboard.

Notas. Depende dos timesheets aprovados e da rate card.

Calendário por país

Para que serve. É o calendário por país (feriados, dias úteis) usado pelo planeamento.

Quando a usar. Para planear corretamente tendo em conta os calendários locais.

Como a abrir. A partir do PSA Hub, painel Calendário.

O que mostra e como se usa. O calendário com feriados e dias não úteis por país.

O que acontece depois. O calendário influencia a capacidade e o Gantt.

Notas. Multi-country.

SPM Hub

Para que serve. É a entrada no Strategic Portfolio Management.

Quando a usar. Para aceder às ferramentas de carteira estratégica.

Como a abrir. A partir da Home / hubs ligados (painel SPM).

O que mostra e como se usa. Os painéis para todas as páginas SPM (SPM Dashboard – Innovation Management).

O que acontece depois. Abre-se a página escolhida.

Notas. Governação estratégica complementar à entrega PSA.

SPM Dashboard

Para que serve. É o painel da carteira estratégica.

Quando a usar. Para a visão de conjunto da carteira (investimentos, benefícios, saúde).

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Dashboard.

O que mostra e como se usa. Os KPI da carteira com drill-down.

O que acontece depois. Orienta as decisões estratégicas.

Notas. Vista de direção.

Project Portfolio

Para que serve. Gere a carteira de projetos/produtos.

Quando a usar. Para selecionar e equilibrar a carteira.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Portfolio.

O que mostra e como se usa. Os projetos/produtos com prioridade, estado e valor; o equilíbrio da carteira.

O que acontece depois. As escolhas de carteira orientam investimentos e roadmap.

Notas. Núcleo do SPM.

Demand Management

Para que serve. Gere a procura estratégica (ideias, pedidos, iniciativas).

Quando a usar. Para recolher e avaliar a procura a nível estratégico.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Demand.

O que mostra e como se usa. Os pedidos de procura (GM-DEMAND) com valor esperado e alinhamento estratégico.

O que acontece depois. A procura aprovada entra na carteira/roadmap.

Notas. Liga o negócio e o IT.

Investment Funding

Para que serve. Gere os investimentos e o seu financiamento.

Quando a usar. Para alocar os orçamentos aos investimentos.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Investment.

O que mostra e como se usa. Os investimentos com orçamento, ROI esperado e estado do financiamento.

O que acontece depois. Os investimentos financiados avançam através dos gates (Funding Stage-Gate).

Notas. Ligado aos benefits e aos funding gates.

Funding Stage-Gate

Para que serve. Gere os gates de financiamento (stage-gate) dos investimentos.

Quando a usar. Para aprovar/bloquear os investimentos nos pontos de controlo.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Funding Gate.

O que mostra e como se usa. Os gates com critérios e decisões (go/no-go) para cada investimento.

O que acontece depois. A passagem do gate desbloqueia a fase/financiamento seguinte.

Notas. Controlo de governação financeira.

Roadmap

Para que serve. Gere a roadmap estratégica.

Quando a usar. Para planear e comunicar a sequência das iniciativas no tempo.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Roadmap.

O que mostra e como se usa. A timeline das iniciativas com milestones e dependências.

O que acontece depois. A roadmap orienta a execução (ágil/programas).

Notas. Ligada à carteira e aos OKR.

Program Management

Para que serve. Gere os programas a nível estratégico.

Quando a usar. Para coordenar iniciativas relacionadas com objetivos comuns.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Program.

O que mostra e como se usa. Os programas com iniciativas, benefícios e riscos agregados.

O que acontece depois. O programa consolida execução e benefícios.

Notas. Complementa os programas PSA (Programas).

Product Management

Para que serve. Gere os produtos (product management estratégico).

Quando a usar. Para governar os produtos ao longo do seu ciclo de vida.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Product.

O que mostra e como se usa. Os produtos com roadmap, backlog e métricas.

O que acontece depois. Orienta os investimentos e o desenvolvimento ágil.

Notas. Complementa o APM (APM Rationalization / TIME).

Benefits Realization

Para que serve. Acompanha a realização dos benefícios esperados/efetivos.

Quando a usar. Para verificar se os investimentos produzem os benefícios previstos.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Benefits.

O que mostra e como se usa. Os benefícios esperados vs realizados por iniciativa.

O que acontece depois. Alimenta as decisões de continuação/paragem.

Notas. Fecha o ciclo investimento→valor.

OKR Management

Para que serve. Gere os OKR estratégicos (Objectives & Key Results).

Quando a usar. Para definir e monitorizar objetivos e resultados-chave.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel OKR.

O que mostra e como se usa. Os OKR com o avanço dos key results.

O que acontece depois. Os OKR alinham carteira e roadmap com a estratégia.

Notas. Complementa os OKR de RH (Hub RH).

Resource Management

Para que serve. Gere os recursos a nível da carteira.

Quando a usar. Para alocar os recursos às iniciativas estratégicas.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Resources.

O que mostra e como se usa. Os recursos com skills e alocação às iniciativas.

O que acontece depois. A alocação alimenta a capacidade e a entrega.

Notas. Complementa o Capacity do PSA (Capacity).

Capacity Planning

Para que serve. Planeia a capacidade a nível da carteira.

Quando a usar. Para verificar a sustentabilidade da carteira face aos recursos.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Capacity.

O que mostra e como se usa. A capacidade agregada vs procura da carteira.

O que acontece depois. Orienta as decisões de priorização.

Notas. Vista estratégica da capacidade.

Cenários e dependências

Para que serve. Analisa cenários e dependências entre iniciativas.

Quando a usar. Para avaliar alternativas de carteira e as suas dependências.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Scenario.

O que mostra e como se usa. Os cenários «what-if» e o mapa das dependências.

O que acontece depois. A análise apoia as escolhas de carteira.

Notas. Complementa o Preditivo (Preditivo).

Preditivo

Para que serve. Fornece previsões sobre a carteira (resultados, riscos, prazos).

Quando a usar. Para antecipar os resultados das iniciativas.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Preditivo.

O que mostra e como se usa. As previsões baseadas nos dados históricos e nos modelos.

O que acontece depois. As previsões informam os cenários e as decisões.

Notas. Analítica preditiva.

Agile Development

Para que serve. Apoia a execução ágil das iniciativas.

Quando a usar. Para gerir o trabalho com método ágil.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Agile.

O que mostra e como se usa. Os backlogs, as iterações e as métricas ágeis.

O que acontece depois. A execução ágil concretiza as iniciativas da roadmap.

Notas. Complementa o Scrum e o SAFe.

Scrum Management

Para que serve. Gere o framework Scrum (sprints, backlog, board).

Quando a usar. Para as equipas que trabalham em Scrum.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Scrum.

O que mostra e como se usa. Sprints, backlog e board Scrum com burndown.

O que acontece depois. Os incrementos de sprint concretizam o produto.

Notas. Complementa o Agile.

SAFe

Para que serve. Apoia o framework SAFe (Scaled Agile) para o ágil em larga escala.

Quando a usar. Para coordenar várias equipas ágeis em ART/PI.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel SAFe.

O que mostra e como se usa. A estrutura SAFe (PI planning, ART, objetivos).

O que acontece depois. Coordena a execução ágil à escala do programa.

Notas. Para organizações ágeis de grande dimensão.

APM Rationalization / TIME

Para que serve. É o Application Portfolio Management com racionalização segundo o modelo TIME (Tolerate/Invest/Migrate/Eliminate).

Quando a usar. Para avaliar e racionalizar a carteira de aplicações.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel APM.

O que mostra e como se usa. As aplicações classificadas segundo o TIME, com valor/risco técnico.

O que acontece depois. As decisões orientam investimentos e abates.

Notas. Ligado à Enterprise Architecture (Enterprise Architecture).

Enterprise Architecture

Para que serve. Gere a Enterprise Architecture (mapa das capacidades e dos ativos aplicacionais/tecnológicos).

Quando a usar. Para alinhar arquitetura e estratégia.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel EA.

O que mostra e como se usa. As capacidades de negócio e os mapas de arquitetura.

O que acontece depois. Orienta o APM e a roadmap.

Notas. Vista estratégica da arquitetura.

Innovation Management

Para que serve. Gere as propostas de inovação (GM-INNOVATION), da recolha à avaliação e à prototipagem.

Quando a usar. Para recolher e avaliar ideias inovadoras do negócio/IT.

Como a abrir. A partir do SPM Hub, painel Innovation.

O que mostra e como se usa. As propostas com categoria, benefício esperado e estimativa de esforço; o fluxo de avaliação.

O que acontece depois. As ideias promissoras entram em demand/carteira.

Notas. As ideias também podem ser abertas no portal do utilizador («Propor uma ideia inovadora»).