Profil, powiadomienia i bezpieczeństwo

Profil

Do czego służy. Strona z danymi osobowymi i preferencjami użytkownika. Kiedy z niej korzystać: aby sprawdzić/zaktualizować własne dane i preferencje (tam, gdzie jest to dozwolone). Jak ją otworzyć: menu profilu (inicjały w prawym górnym rogu) → Profil.

Co pokazuje i jak z niej korzystać. Dane osobowe i kontaktowe, preferowany język, awatar. Niektóre pola są tylko do odczytu, ponieważ zarządza nimi dział HR: ewentualne poprawki należy zgłaszać wnioskiem HR (np. HR-ADM / Poproś o wyjaśnienie). Ustawiony tutaj język obowiązuje w portalu, dokumentach i komunikatach.

Preferencje powiadomień

Do czego służy. Określa, jakie powiadomienia otrzymywać i w jakich kanałach. Kiedy z niej korzystać: aby ograniczyć liczbę zbędnych powiadomień lub upewnić się, że ważne alerty docierają. Jak ją otworzyć: menu profilu → Preferencje powiadomień.

Co pokazuje i jak z niej korzystać. Przełączniki według kanału (w aplikacji, e-mail) i według kategorii (zgłoszenia, zatwierdzenia, ogłoszenia, dokumenty do podpisu, zadania, ankiety itp.). Należy włączyć/wyłączyć wybrane pozycje; preferencje obowiązują natychmiast i wpływają na dzwonek oraz wiadomości e-mail.

Zmiana hasła

Do czego służy. Pozwala samodzielnie zmienić osobiste hasło (jedno źródło dla Core/Workspace/Desk). Kiedy z niej korzystać: aby okresowo aktualizować hasło lub gdy system wymusza obowiązkową zmianę. Jak ją otworzyć: menu profilu → Zmień hasło (lub automatycznie w trybie obowiązkowym po zalogowaniu, gdy jest to wymagane).

Co pokazuje. Trzy pola: Obecne hasło, Nowe hasło (co najmniej 8 znaków), Potwierdź nowe hasło; przycisk Aktualizuj oraz (jeśli zmiana nie jest obowiązkowa) Anuluj.

Jak z niej korzystać. Wpisać obecne hasło, nowe hasło i jego potwierdzenie, a następnie nacisnąć Aktualizuj. System sprawdza, czy nowe hasło jest wystarczająco długie, czy potwierdzenie jest zgodne i czy hasło różni się od obecnego; komunikat informuje o wyniku lub błędzie. W trybie obowiązkowym nie można zamknąć okna przed ustawieniem nowego hasła.

Uwagi. Nowe hasło musi spełniać zasady złożoności organizacji. Do resetowania (zapomniane hasło) służy osobny samoobsługowy proces z kodem OTP.

Konfiguracja MFA

Do czego służy. Włącza uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP) dla konta. Kiedy z niej korzystać: przy pierwszym logowaniu, jeśli MFA jest wymagane przez politykę, lub gdy chcą Państwo włączyć je z poziomu profilu. Jak ją otworzyć: menu profilu → Skonfiguruj MFA (lub automatycznie, w trybie wymuszonym, jeśli administrator ustawił MFA jako obowiązkowe).

Co pokazuje i jak z niej korzystać.

Okno generuje sekret i wyświetla kod QR do zeskanowania aplikacją uwierzytelniającą (Google Authenticator, Authy itp.); sekret jest też pokazany jawnym tekstem w grupach po 4 znaki do ręcznego wprowadzenia.
Należy wpisać 6-cyfrowy kod wygenerowany przez aplikację, aby zweryfikować powiązanie.
Po udanej weryfikacji wyświetlają się kody zapasowe (tylko raz): należy je skopiować/pobrać i potwierdzić ich zapisanie — są potrzebne w razie utraty dostępu do aplikacji.

Co dzieje się potem. MFA zostaje włączone: przy kolejnych logowaniach system poprosi o 6-cyfrowy kod (lub kod zapasowy). W trybie wymuszonym aktywacja jest konieczna, aby kontynuować.

Uwagi. Kody zapasowe należy przechowywać w bezpiecznym miejscu; sekret nigdy nie opuszcza urządzenia (kod QR jest generowany lokalnie).