PSA i SPM: projekty, zlecenia, portfel

Cel i mapa obszaru

Ten obszar obejmuje zarządzanie usługami profesjonalnymi (PSA — Professional Services Automation: zlecenia, WBS, godziny, fakturowanie, pojemność zasobów) oraz strategiczne zarządzanie portfelem (SPM — Strategic Portfolio Management: zapotrzebowanie, inwestycje, roadmapa, korzyści, metodyki zwinne). PSA to realizacja „na podstawie umowy”; SPM to strategiczne zarządzanie inwestycjami i projektami.

PSA / WBS Hub

Do czego służy. To wejście do PSA („WBS Hub”): zawiera kafelki prowadzące do zleceń, WBS, kart czasu pracy, pojemności zasobów, stawek, fakturowania i pulpitów.

Kiedy go używać. Na początku sesji pracy nad realizacją/PSA.

Jak go otworzyć. Z Home / powiązanych hubów (kafelek PSA/WBS).

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Kafelki prowadzące do wszystkich stron PSA (Dashboard & Portfolio – Kalendarz krajowy).

Co dzieje się dalej. Otwiera się wybrana strona.

Uwagi. PSA współdzieli z WBS Hub strukturę podziału pracy.

Dashboard & Portfolio

Do czego służy. To pulpit PSA: marże, wykorzystanie, postęp zleceń.

Kiedy go używać. Do monitorowania wyników finansowych i postępu realizacji.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Dashboard.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. KPI marży, wykorzystania (billable/non billable), postępu i portfela zleceń, z możliwością drill-down.

Co dzieje się dalej. Ukierunkowuje decyzje dotyczące zasobów i priorytetów.

Uwagi. Zasilany przez karty czasu pracy, stawki i fakturowanie.

Zlecenia

Do czego służy. Zarządza zleceniami (projektami realizowanymi na podstawie umowy), czyli finansowym kontenerem pracy.

Kiedy go używać. Do tworzenia zlecenia i zarządzania nim oraz jego budżetem.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Zlecenia.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Listę zleceń z klientem, budżetem, postępem i marżą; szczegóły z WBS, zasobami i godzinami.

Co dzieje się dalej. Zlecenie gromadzi godziny i koszty oraz generuje fakturowanie.

Uwagi. Domyślne zlecenia mogą być tworzone na podstawie umowy.

WBS & Gantt

Do czego służy. Definiuje Work Breakdown Structure i planuje ją na wykresie Gantta.

Kiedy go używać. Do podziału pracy w ramach zlecenia na etapy/zadania i zaplanowania harmonogramu.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek WBS.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Drzewo WBS i wykres Gantta z zależnościami i kamieniami milowymi; zadania tworzy się i łączy.

Co dzieje się dalej. WBS ukierunkowuje przydział zasobów i rozliczanie godzin.

Uwagi. WBS Hub obejmuje kilka kart roboczych.

Programy

Do czego służy. Zarządza programami (skoordynowanymi zbiorami zleceń).

Kiedy go używać. Do zarządzania wieloma powiązanymi zleceniami jako jednym programem.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Programy.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Programy z należącymi do nich zleceniami, postępem i zagregowanym budżetem.

Co dzieje się dalej. Program konsoliduje KPI i ryzyka zleceń.

Uwagi. Uzupełnia SPM Program Management (Program Management).

Demand

Do czego służy. Zarządza zapotrzebowaniem na projekty/usługi napływającym do PSA.

Kiedy go używać. Do zbierania i oceny wniosków przed otwarciem zlecenia.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Demand.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Wnioski o zapotrzebowanie ze stanem oceny.

Co dzieje się dalej. Zatwierdzone zapotrzebowanie staje się zleceniem/projektem.

Uwagi. Uzupełnia SPM Demand Management (Demand Management).

Karty czasu pracy

Do czego służy. Rejestruje godziny przepracowane w ramach zleceń/zadań.

Kiedy go używać. Do rozliczania godzin przez zasoby (pracowników).

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Timesheet.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Siatkę wprowadzania godzin według zlecenia/zadania/dnia, z integracją z Clockify tam, gdzie została skonfigurowana.

Co dzieje się dalej. Godziny trafiają do zatwierdzenia (Zatwierdzanie kart czasu pracy) i zasilają koszty oraz fakturowanie.

Uwagi. Godziny billable określają wykorzystanie i przychody.

Zatwierdzanie kart czasu pracy

Do czego służy. Zarządza zatwierdzaniem kart czasu pracy.

Kiedy go używać. Do weryfikacji rozliczonych godzin przed fakturowaniem.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Zatwierdzanie kart czasu pracy.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Oczekujące karty czasu pracy ze szczegółami godzin; zatwierdzenie/odrzucenie.

Co dzieje się dalej. Zatwierdzone godziny stają się fakturowalne; odrzucone wracają do pracownika.

Uwagi. Etap kontroli jakości finansowej.

Capacity

Do czego służy. Zarządza pojemnością i przydziałem zasobów.

Kiedy go używać. Do planowania zaangażowania zasobów w zlecenia.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Capacity.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Pojemność dostępną w porównaniu z przydzieloną według zasobu/okresu, z przeciążeniami.

Co dzieje się dalej. Przydział ukierunkowuje przypisywanie do zleceń.

Uwagi. Uzupełnia SPM Capacity Planning (Capacity Planning).

Rate Card

Do czego służy. Zarządza stawkami (rate card) według roli/usługi/klienta.

Kiedy go używać. Do definiowania stawek godzinowych wykorzystywanych w kosztach i fakturowaniu.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Rate Card.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Stawki według roli/usługi wraz z okresem obowiązywania.

Co dzieje się dalej. Stawki zasilają wyliczanie przychodów i marż.

Uwagi. Podstawa finansowa PSA.

Fakturowanie

Do czego służy. Zarządza fakturowaniem zleceń (od zatwierdzonych godzin do faktury).

Kiedy go używać. Do generowania faktur dla klientów i zarządzania nimi.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Fakturowanie.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Pozycje do zafakturowania, wygenerowane faktury i ich stan.

Co dzieje się dalej. Faktury zasilają przychody i KPI pulpitu.

Uwagi. Zależy od zatwierdzonych kart czasu pracy i rate card.

Kalendarz krajowy

Do czego służy. To kalendarz dla poszczególnych krajów (święta, dni robocze) wykorzystywany przy planowaniu.

Kiedy go używać. Do prawidłowego planowania z uwzględnieniem kalendarzy lokalnych.

Jak go otworzyć. Z PSA Hub, kafelek Kalendarz.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Kalendarz ze świętami i dniami wolnymi od pracy według kraju.

Co dzieje się dalej. Kalendarz wpływa na pojemność zasobów i wykres Gantta.

Uwagi. Obsługa wielu krajów.

SPM Hub

Do czego służy. To wejście do Strategic Portfolio Management.

Kiedy go używać. Aby uzyskać dostęp do narzędzi strategicznego zarządzania portfelem.

Jak go otworzyć. Z Home / powiązanych hubów (kafelek SPM).

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Kafelki prowadzące do wszystkich stron SPM (SPM Dashboard – Innovation Management).

Co dzieje się dalej. Otwiera się wybrana strona.

Uwagi. Zarządzanie strategiczne uzupełniające realizację PSA.

SPM Dashboard

Do czego służy. To pulpit portfela strategicznego.

Kiedy go używać. Do uzyskania ogólnego obrazu portfela (inwestycje, korzyści, kondycja).

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Dashboard.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. KPI portfela z możliwością drill-down.

Co dzieje się dalej. Ukierunkowuje decyzje strategiczne.

Uwagi. Widok kierowniczy.

Project Portfolio

Do czego służy. Zarządza portfelem projektów/produktów.

Kiedy go używać. Do wyboru i równoważenia portfela.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Portfolio.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Projekty/produkty z priorytetem, stanem i wartością; równoważenie portfela.

Co dzieje się dalej. Decyzje portfelowe ukierunkowują inwestycje i roadmapę.

Uwagi. Rdzeń SPM.

Demand Management

Do czego służy. Zarządza zapotrzebowaniem strategicznym (pomysły, wnioski, inicjatywy).

Kiedy go używać. Do zbierania i oceny zapotrzebowania na poziomie strategicznym.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Demand.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Wnioski o zapotrzebowanie (GM-DEMAND) z oczekiwaną wartością i zgodnością ze strategią.

Co dzieje się dalej. Zatwierdzone zapotrzebowanie trafia do portfela/roadmapy.

Uwagi. Łączy biznes i IT.

Investment Funding

Do czego służy. Zarządza inwestycjami i ich finansowaniem.

Kiedy go używać. Do przydzielania budżetów na inwestycje.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Investment.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Inwestycje z budżetem, oczekiwanym ROI i stanem finansowania.

Co dzieje się dalej. Sfinansowane inwestycje przechodzą przez kolejne bramki (Funding Stage-Gate).

Uwagi. Powiązane z korzyściami i bramkami finansowania.

Funding Stage-Gate

Do czego służy. Zarządza bramkami finansowania (stage-gate) inwestycji.

Kiedy go używać. Do zatwierdzania/wstrzymywania inwestycji w punktach kontrolnych.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Funding Gate.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Bramki z kryteriami i decyzjami (go/no-go) dla każdej inwestycji.

Co dzieje się dalej. Przejście przez bramkę odblokowuje kolejny etap/finansowanie.

Uwagi. Kontrola w ramach nadzoru finansowego.

Roadmap

Do czego służy. Zarządza strategiczną roadmapą.

Kiedy go używać. Do planowania i komunikowania kolejności inicjatyw w czasie.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Roadmap.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Oś czasu inicjatyw z kamieniami milowymi i zależnościami.

Co dzieje się dalej. Roadmapa ukierunkowuje realizację (agile/programy).

Uwagi. Powiązana z portfelem i OKR.

Program Management

Do czego służy. Zarządza programami na poziomie strategicznym.

Kiedy go używać. Do koordynowania powiązanych inicjatyw zmierzających do wspólnych celów.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Program.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Programy z inicjatywami oraz zagregowanymi korzyściami i ryzykami.

Co dzieje się dalej. Program konsoliduje realizację i korzyści.

Uwagi. Uzupełnia programy PSA (Programy).

Product Management

Do czego służy. Zarządza produktami (strategiczne zarządzanie produktem).

Kiedy go używać. Do zarządzania produktami w całym ich cyklu życia.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Product.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Produkty z roadmapą, backlogiem i metrykami.

Co dzieje się dalej. Ukierunkowuje inwestycje i zwinne wytwarzanie.

Uwagi. Uzupełnia APM (APM Rationalization / TIME).

Benefits Realization

Do czego służy. Śledzi realizację korzyści oczekiwanych/rzeczywistych.

Kiedy go używać. Do weryfikacji, czy inwestycje przynoszą przewidywane korzyści.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Benefits.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Korzyści oczekiwane w porównaniu ze zrealizowanymi dla każdej inicjatywy.

Co dzieje się dalej. Zasila decyzje o kontynuacji/zatrzymaniu.

Uwagi. Zamyka cykl inwestycja→wartość.

OKR Management

Do czego służy. Zarządza strategicznymi OKR (Objectives & Key Results).

Kiedy go używać. Do definiowania i monitorowania celów i kluczowych rezultatów.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek OKR.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. OKR z postępem kluczowych rezultatów.

Co dzieje się dalej. OKR dostosowują portfel i roadmapę do strategii.

Uwagi. Uzupełnia OKR w HR (Hub HR).

Resource Management

Do czego służy. Zarządza zasobami na poziomie portfela.

Kiedy go używać. Do przydzielania zasobów do inicjatyw strategicznych.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Resources.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Zasoby z umiejętnościami i przydziałem do inicjatyw.

Co dzieje się dalej. Przydział zasila planowanie pojemności i realizację.

Uwagi. Uzupełnia PSA Capacity (Capacity).

Capacity Planning

Do czego służy. Planuje pojemność zasobów na poziomie portfela.

Kiedy go używać. Do weryfikacji, czy portfel jest wykonalny przy dostępnych zasobach.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Capacity.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Zagregowaną pojemność w porównaniu z zapotrzebowaniem portfela.

Co dzieje się dalej. Ukierunkowuje decyzje o priorytetach.

Uwagi. Strategiczny widok pojemności zasobów.

Scenariusze i zależności

Do czego służy. Analizuje scenariusze i zależności między inicjatywami.

Kiedy go używać. Do oceny alternatywnych wariantów portfela i ich zależności.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Scenario.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Scenariusze „what-if” i mapę zależności.

Co dzieje się dalej. Analiza wspiera decyzje portfelowe.

Uwagi. Uzupełnia moduł Predykcja (Predykcja).

Predykcja

Do czego służy. Dostarcza prognoz dotyczących portfela (wyniki, ryzyka, terminy).

Kiedy go używać. Do przewidywania wyników inicjatyw.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Predykcja.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Prognozy oparte na danych historycznych i modelach.

Co dzieje się dalej. Prognozy zasilają scenariusze i decyzje.

Uwagi. Analityka predykcyjna.

Agile Development

Do czego służy. Wspiera zwinną realizację inicjatyw.

Kiedy go używać. Do zarządzania pracą metodą zwinną.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Agile.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Backlogi, iteracje i metryki zwinne.

Co dzieje się dalej. Zwinna realizacja urzeczywistnia inicjatywy z roadmapy.

Uwagi. Uzupełnia Scrum i SAFe.

Scrum Management

Do czego służy. Zarządza frameworkiem Scrum (sprinty, backlog, tablica).

Kiedy go używać. W zespołach pracujących w Scrumie.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Scrum.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Sprinty, backlog i tablicę Scrum z wykresem burndown.

Co dzieje się dalej. Przyrosty ze sprintów tworzą produkt.

Uwagi. Uzupełnia Agile.

SAFe

Do czego służy. Wspiera framework SAFe (Scaled Agile) do zwinnej pracy na dużą skalę.

Kiedy go używać. Do koordynowania wielu zespołów zwinnych w ramach ART/PI.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek SAFe.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Strukturę SAFe (PI planning, ART, cele).

Co dzieje się dalej. Koordynuje zwinną realizację na skalę programu.

Uwagi. Dla dużych organizacji pracujących zwinnie.

APM Rationalization / TIME

Do czego służy. To Application Portfolio Management z racjonalizacją według modelu TIME (Tolerate/Invest/Migrate/Eliminate).

Kiedy go używać. Do oceny i racjonalizacji portfela aplikacji.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek APM.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Aplikacje sklasyfikowane według TIME z wartością/ryzykiem technicznym.

Co dzieje się dalej. Decyzje ukierunkowują inwestycje i wycofywanie aplikacji.

Uwagi. Powiązane z Enterprise Architecture (Enterprise Architecture).

Enterprise Architecture

Do czego służy. Zarządza Enterprise Architecture (mapą zdolności oraz zasobów aplikacyjnych/technologicznych).

Kiedy go używać. Do dostosowania architektury do strategii.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek EA.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Zdolności biznesowe i mapy architektury.

Co dzieje się dalej. Ukierunkowuje APM i roadmapę.

Uwagi. Strategiczny widok architektury.

Innovation Management

Do czego służy. Zarządza propozycjami innowacji (GM-INNOVATION), od zbierania po ocenę i prototypowanie.

Kiedy go używać. Do zbierania i oceny innowacyjnych pomysłów z biznesu/IT.

Jak go otworzyć. Z SPM Hub, kafelek Innovation.

Co pokazuje i jak z niego korzystać. Propozycje z kategorią, oczekiwaną korzyścią i szacowanym nakładem pracy; przepływ oceny.

Co dzieje się dalej. Obiecujące pomysły trafiają do demand/portfela.

Uwagi. Pomysły można zgłaszać także z portalu użytkownika („Zaproponuj innowacyjny pomysł”).