PSA y SPM: proyectos, órdenes de trabajo, portafolio

Propósito y mapa del área

Esta área cubre la gestión de servicios profesionales (PSA — Professional Services Automation: órdenes de trabajo, WBS, horas, facturación, capacidad) y la gestión estratégica del portafolio (SPM — Strategic Portfolio Management: demanda, inversiones, roadmap, beneficios, metodologías ágiles). El PSA es la entrega «por contrato»; el SPM es el gobierno estratégico de las inversiones y de los proyectos.

PSA / WBS Hub

Para qué sirve. Es la entrada al PSA («WBS Hub»): reúne los recuadros hacia órdenes de trabajo, WBS, timesheets, capacidad, tarifas, facturación y dashboards.

Cuándo usarla. Al inicio de la sesión de entrega/PSA.

Cómo abrirla. Desde la Home / hubs relacionados (recuadro PSA/WBS).

Qué muestra y cómo se usa. Los recuadros hacia todas las páginas del PSA (Dashboard & Portfolio – Calendario por país).

Qué pasa después. Se abre la página elegida.

Notas. El PSA comparte con el WBS Hub la estructura de desglose del trabajo.

Dashboard & Portfolio

Para qué sirve. Es el tablero del PSA: márgenes, utilización, avance de las órdenes de trabajo.

Cuándo usarla. Para el seguimiento económico y del avance de la entrega.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Dashboard.

Qué muestra y cómo se usa. Los KPI de margen, utilización (billable/non billable), avance y portafolio de órdenes de trabajo, con drill-down.

Qué pasa después. Guía las decisiones sobre recursos y prioridades.

Notas. Se alimenta de timesheets, tarifas y facturación.

Órdenes de trabajo

Para qué sirve. Gestiona las órdenes de trabajo (proyectos por contrato), el contenedor económico del trabajo.

Cuándo usarla. Para crear y gestionar una orden de trabajo y su presupuesto.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Órdenes de trabajo.

Qué muestra y cómo se usa. La lista de órdenes de trabajo con cliente, presupuesto, avance y margen; el detalle con WBS, recursos y horas.

Qué pasa después. La orden de trabajo acumula horas y costos y genera la facturación.

Notas. Las órdenes de trabajo predeterminadas se pueden crear sobre el contrato.

WBS & Gantt

Para qué sirve. Define la Work Breakdown Structure y la programa en un Gantt.

Cuándo usarla. Para desglosar el trabajo de una orden de trabajo en fases/actividades y programar sus tiempos.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro WBS.

Qué muestra y cómo se usa. El árbol de la WBS y el diagrama de Gantt con dependencias y milestones; creas y vinculas las actividades.

Qué pasa después. La WBS guía la asignación de recursos y el reporte de horas.

Notas. El WBS Hub incluye varias pestañas de trabajo.

Programas

Para qué sirve. Gestiona los programas (conjuntos coordinados de órdenes de trabajo).

Cuándo usarla. Para gobernar varias órdenes de trabajo relacionadas como un solo programa.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Programas.

Qué muestra y cómo se usa. Los programas con sus órdenes de trabajo, el avance y el presupuesto agregado.

Qué pasa después. El programa consolida los KPI y los riesgos de las órdenes de trabajo.

Notas. Complementa al Program Management del SPM (Program Management).

Demand

Para qué sirve. Gestiona la demanda de proyectos/servicios que entra al PSA.

Cuándo usarla. Para recopilar y evaluar las solicitudes antes de abrir una orden de trabajo.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Demand.

Qué muestra y cómo se usa. Las solicitudes de demanda con su estado de evaluación.

Qué pasa después. La demanda aprobada se convierte en orden de trabajo/proyecto.

Notas. Complementa al Demand Management del SPM (Demand Management).

Timesheet

Para qué sirve. Registra las horas trabajadas en las órdenes de trabajo/actividades.

Cuándo usarla. Para que los recursos reporten sus horas.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Timesheet.

Qué muestra y cómo se usa. La cuadrícula para capturar horas por orden de trabajo/actividad/día, con integración con Clockify donde esté configurada.

Qué pasa después. Las horas pasan a aprobación (Aprobaciones de Timesheet) y alimentan costos y facturación.

Notas. Las horas billable determinan la utilización y los ingresos.

Aprobaciones de Timesheet

Para qué sirve. Gestiona la aprobación de los timesheets.

Cuándo usarla. Para validar las horas reportadas antes de facturar.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Aprobaciones de Timesheet.

Qué muestra y cómo se usa. Los timesheets pendientes con el detalle de horas; aprobación/rechazo.

Qué pasa después. Las horas aprobadas se vuelven facturables; las rechazadas regresan al recurso.

Notas. Paso de control de calidad económica.

Capacity

Para qué sirve. Gestiona la capacidad y la asignación de los recursos.

Cuándo usarla. Para planear la carga de los recursos en las órdenes de trabajo.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Capacity.

Qué muestra y cómo se usa. La capacidad disponible contra la asignada por recurso/periodo, con las sobrecargas.

Qué pasa después. La asignación guía la distribución en las órdenes de trabajo.

Notas. Complementa al Capacity Planning del SPM (Capacity Planning).

Rate Card

Para qué sirve. Gestiona las tarifas (rate card) por rol/servicio/cliente.

Cuándo usarla. Para definir los precios por hora que usan los costos y la facturación.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Rate Card.

Qué muestra y cómo se usa. Las tarifas por rol/servicio con su vigencia.

Qué pasa después. Las tarifas alimentan el cálculo de ingresos y márgenes.

Notas. Base económica del PSA.

Facturación

Para qué sirve. Gestiona la facturación de las órdenes de trabajo (de las horas aprobadas a la factura).

Cuándo usarla. Para generar y gestionar las facturas a los clientes.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Facturación.

Qué muestra y cómo se usa. Los conceptos facturables, las facturas generadas y su estado.

Qué pasa después. Las facturas alimentan los ingresos y los KPI del dashboard.

Notas. Depende de los timesheets aprobados y de la rate card.

Calendario por país

Para qué sirve. Es el calendario por país (días festivos, días hábiles) que usa la planeación.

Cuándo usarla. Para planear correctamente tomando en cuenta los calendarios locales.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Calendario.

Qué muestra y cómo se usa. El calendario con días festivos y días inhábiles por país.

Qué pasa después. El calendario influye en la capacidad y en el Gantt.

Notas. Multi-country.

SPM Hub

Para qué sirve. Es la entrada al Strategic Portfolio Management.

Cuándo usarla. Para acceder a las herramientas de portafolio estratégico.

Cómo abrirla. Desde la Home / hubs relacionados (recuadro SPM).

Qué muestra y cómo se usa. Los recuadros hacia todas las páginas del SPM (SPM Dashboard – Innovation Management).

Qué pasa después. Se abre la página elegida.

Notas. Gobierno estratégico complementario a la entrega del PSA.

SPM Dashboard

Para qué sirve. Es el tablero del portafolio estratégico.

Cuándo usarla. Para la vista de conjunto del portafolio (inversiones, beneficios, salud).

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Dashboard.

Qué muestra y cómo se usa. Los KPI del portafolio con drill-down.

Qué pasa después. Guía las decisiones estratégicas.

Notas. Vista de dirección.

Project Portfolio

Para qué sirve. Gestiona el portafolio de proyectos/productos.

Cuándo usarla. Para seleccionar y equilibrar el portafolio.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Portfolio.

Qué muestra y cómo se usa. Los proyectos/productos con prioridad, estado y valor; el balance del portafolio.

Qué pasa después. Las decisiones de portafolio guían las inversiones y el roadmap.

Notas. Corazón del SPM.

Demand Management

Para qué sirve. Gestiona la demanda estratégica (ideas, solicitudes, iniciativas).

Cuándo usarla. Para recopilar y evaluar la demanda a nivel estratégico.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Demand.

Qué muestra y cómo se usa. Las solicitudes de demanda (GM-DEMAND) con valor esperado y alineación estratégica.

Qué pasa después. La demanda aprobada entra al portafolio/roadmap.

Notas. Conecta el negocio con TI.

Investment Funding

Para qué sirve. Gestiona las inversiones y su financiamiento.

Cuándo usarla. Para asignar los presupuestos a las inversiones.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Investment.

Qué muestra y cómo se usa. Las inversiones con presupuesto, ROI esperado y estado del financiamiento.

Qué pasa después. Las inversiones financiadas avanzan a través de los gates (Funding Stage-Gate).

Notas. Vinculado a los beneficios y a los funding gates.

Funding Stage-Gate

Para qué sirve. Gestiona los gates de financiamiento (stage-gate) de las inversiones.

Cuándo usarla. Para aprobar o detener las inversiones en los puntos de control.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Funding Gate.

Qué muestra y cómo se usa. Los gates con criterios y decisiones (go/no-go) para cada inversión.

Qué pasa después. Pasar el gate desbloquea la siguiente fase o financiamiento.

Notas. Control de gobierno financiero.

Roadmap

Para qué sirve. Gestiona el roadmap estratégico.

Cuándo usarla. Para planear y comunicar la secuencia de las iniciativas en el tiempo.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Roadmap.

Qué muestra y cómo se usa. La línea de tiempo de las iniciativas con milestones y dependencias.

Qué pasa después. El roadmap orienta la ejecución (ágil/programas).

Notas. Vinculado al portafolio y a los OKR.

Program Management

Para qué sirve. Gestiona los programas a nivel estratégico.

Cuándo usarla. Para coordinar iniciativas relacionadas hacia objetivos comunes.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Program.

Qué muestra y cómo se usa. Los programas con iniciativas, beneficios y riesgos agregados.

Qué pasa después. El programa consolida la ejecución y los beneficios.

Notas. Complementa a los programas del PSA (Programas).

Product Management

Para qué sirve. Gestiona los productos (product management estratégico).

Cuándo usarla. Para gobernar los productos a lo largo de su ciclo de vida.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Product.

Qué muestra y cómo se usa. Los productos con roadmap, backlog y métricas.

Qué pasa después. Guía las inversiones y el desarrollo ágil.

Notas. Complementa al APM (APM Rationalization / TIME).

Benefits Realization

Para qué sirve. Da seguimiento a la realización de los beneficios esperados/reales.

Cuándo usarla. Para verificar que las inversiones generen los beneficios previstos.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Benefits.

Qué muestra y cómo se usa. Los beneficios esperados contra los realizados por iniciativa.

Qué pasa después. Alimenta las decisiones de continuar o detener.

Notas. Cierra el ciclo inversión→valor.

OKR Management

Para qué sirve. Gestiona los OKR estratégicos (Objectives & Key Results).

Cuándo usarla. Para definir y monitorear objetivos y resultados clave.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro OKR.

Qué muestra y cómo se usa. Los OKR con el avance de los key results.

Qué pasa después. Los OKR alinean el portafolio y el roadmap con la estrategia.

Notas. Complementa a los OKR de RR. HH. (Hub de RR. HH.).

Resource Management

Para qué sirve. Gestiona los recursos a nivel de portafolio.

Cuándo usarla. Para asignar los recursos a las iniciativas estratégicas.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Resources.

Qué muestra y cómo se usa. Los recursos con sus skills y su asignación a las iniciativas.

Qué pasa después. La asignación alimenta la capacidad y la entrega.

Notas. Complementa al Capacity del PSA (Capacity).

Capacity Planning

Para qué sirve. Planea la capacidad a nivel de portafolio.

Cuándo usarla. Para verificar que el portafolio sea sostenible con los recursos disponibles.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Capacity.

Qué muestra y cómo se usa. La capacidad agregada contra la demanda del portafolio.

Qué pasa después. Guía las decisiones de priorización.

Notas. Vista estratégica de la capacidad.

Escenarios y dependencias

Para qué sirve. Analiza escenarios y dependencias entre iniciativas.

Cuándo usarla. Para evaluar alternativas de portafolio y sus dependencias.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Scenario.

Qué muestra y cómo se usa. Los escenarios «what-if» y el mapa de dependencias.

Qué pasa después. El análisis apoya las decisiones de portafolio.

Notas. Complementa al Predictivo (Predictivo).

Predictivo

Para qué sirve. Da pronósticos sobre el portafolio (resultados, riesgos, tiempos).

Cuándo usarla. Para anticipar los resultados de las iniciativas.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Predictivo.

Qué muestra y cómo se usa. Los pronósticos basados en datos históricos y en modelos.

Qué pasa después. Los pronósticos informan los escenarios y las decisiones.

Notas. Analítica predictiva.

Agile Development

Para qué sirve. Apoya la ejecución ágil de las iniciativas.

Cuándo usarla. Para gestionar el trabajo con un método ágil.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Agile.

Qué muestra y cómo se usa. Los backlogs, las iteraciones y las métricas ágiles.

Qué pasa después. La ejecución ágil hace realidad las iniciativas del roadmap.

Notas. Complementa a Scrum y SAFe.

Scrum Management

Para qué sirve. Gestiona el framework Scrum (sprints, backlog, board).

Cuándo usarla. Para los equipos que trabajan con Scrum.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Scrum.

Qué muestra y cómo se usa. Sprints, backlog y board de Scrum con burndown.

Qué pasa después. Los incrementos de cada sprint construyen el producto.

Notas. Complementa a Agile.

SAFe

Para qué sirve. Apoya el framework SAFe (Scaled Agile) para el trabajo ágil a gran escala.

Cuándo usarla. Para coordinar varios equipos ágiles en ART/PI.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro SAFe.

Qué muestra y cómo se usa. La estructura de SAFe (PI planning, ART, objetivos).

Qué pasa después. Coordina la ejecución ágil a escala de programa.

Notas. Para organizaciones ágiles extendidas.

APM Rationalization / TIME

Para qué sirve. Es el Application Portfolio Management con racionalización según el modelo TIME (Tolerate/Invest/Migrate/Eliminate).

Cuándo usarla. Para evaluar y racionalizar el portafolio de aplicaciones.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro APM.

Qué muestra y cómo se usa. Las aplicaciones clasificadas según TIME con su valor/riesgo técnico.

Qué pasa después. Las decisiones guían las inversiones y las bajas.

Notas. Vinculado a Enterprise Architecture (Enterprise Architecture).

Enterprise Architecture

Para qué sirve. Gestiona la Enterprise Architecture (mapa de capacidades y de activos de aplicaciones/tecnología).

Cuándo usarla. Para alinear la arquitectura con la estrategia.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro EA.

Qué muestra y cómo se usa. Las capacidades de negocio y los mapas de arquitectura.

Qué pasa después. Orienta el APM y el roadmap.

Notas. Vista estratégica de la arquitectura.

Innovation Management

Para qué sirve. Gestiona las propuestas de innovación (GM-INNOVATION), desde la recopilación hasta la evaluación y el prototipado.

Cuándo usarla. Para recopilar y evaluar ideas innovadoras del negocio o de TI.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Innovation.

Qué muestra y cómo se usa. Las propuestas con categoría, beneficio esperado y estimación de esfuerzo; el flujo de evaluación.

Qué pasa después. Las ideas prometedoras entran a la demanda o al portafolio.

Notas. Las ideas también se pueden abrir desde el portal de usuario («Propón una idea innovadora»).