Approbations

À quoi elle sert. C’est la fenêtre avec laquelle un approbateur/manager décide d’une demande qui nécessite une autorisation (congés, heures supplémentaires, notes de frais, feuilles de temps, changements, mobilité, etc.), en enregistrant la décision avec une signature et une piste d’audit.

Quand l’utiliser. Lorsque, dans l’Inbox, sous le filtre Approbations, apparaît un élément qui attend votre décision. C’est l’étape « gate » des processus (Processus).

Comment l’ouvrir. Inbox → filtre Approbations → ouvrez l’élément. L’en-tête est Approbation · .

Ce qu’elle affiche.

• Récapitulatif de l’élément à approuver : demandeur, type, détails et contexte de la demande.
• Commentaire — note facultative (ou obligatoire en cas de refus) qui accompagne la décision.
• Signature électronique (obligatoire si le processus l’exige) — confirme l’identité de l’approbateur.
• Pour la délégation, le champ Déléguer à (userid) (obligatoire).

Comment l’utiliser (actions).

• Approuver — autorise la demande ; si c’est prévu, demande la signature électronique avant de confirmer.
• Rejeter — refuse la demande ; en règle générale, le commentaire devient obligatoire pour motiver le refus.
• Demander des informations — renvoie la demande au demandeur pour qu’il la complète, en la mettant en attente (le demandeur reçoit la notification et peut répondre).
• ↪ Déléguer — transfère la décision à un autre utilisateur (en indiquant son userid).
• Annuler / Effacer — ferme la fenêtre sans décider.

Ce qui se passe ensuite. La décision est enregistrée avec le nom de l’approbateur, la date/l’heure et la signature ; le résultat fait avancer le processus à l’étape suivante (en cas d’approbation), le rejette (clôture négative) ou le suspend (demande d’informations). Les approbations à plusieurs niveaux (L1/L2/L3) passent à l’approbateur suivant.

Remarques. Les approbations multiples (par ex. feuilles de temps, notes de frais) arrivent toutes dans ce filtre ; chaque décision est tracée de manière non répudiable.