PSA y SPM: proyectos, encargos, cartera

Objetivo y mapa del área

Esta área cubre la gestión de servicios profesionales (PSA, Professional Services Automation: encargos, WBS, horas, facturación, capacidad) y la gestión estratégica de la cartera (SPM, Strategic Portfolio Management: demanda, inversiones, roadmap, beneficios, metodologías ágiles). El PSA es la entrega «bajo contrato»; el SPM es el gobierno estratégico de las inversiones y los proyectos.

PSA / WBS Hub

Para qué sirve. Es la entrada al PSA («WBS Hub»): reúne los recuadros hacia encargos, WBS, partes de horas, capacidad, tarifas, facturación y cuadros de mando.

Cuándo usarla. Al empezar la sesión de entrega/PSA.

Cómo abrirla. Desde la Home / hubs relacionados (recuadro PSA/WBS).

Qué muestra y cómo se usa. Los recuadros hacia todas las páginas del PSA (Dashboard & Portfolio – Calendario por país).

Qué pasa después. Se abre la página elegida.

Notas. El PSA comparte con el WBS Hub la estructura de desglose del trabajo.

Dashboard & Portfolio

Para qué sirve. Es el cuadro de mando del PSA: márgenes, utilización y avance de los encargos.

Cuándo usarla. Para el seguimiento económico y del avance de la entrega.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Dashboard.

Qué muestra y cómo se usa. Los KPI de margen, utilización (facturable/no facturable), avance y cartera de encargos, con drill-down.

Qué pasa después. Guía las decisiones sobre recursos y prioridades.

Notas. Se alimenta de los partes de horas, las tarifas y la facturación.

Encargos

Para qué sirve. Gestiona los encargos (proyectos bajo contrato), el contenedor económico del trabajo.

Cuándo usarla. Para crear y gestionar un encargo y su presupuesto.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Encargos.

Qué muestra y cómo se usa. La lista de encargos con cliente, presupuesto, avance y margen; el detalle con la WBS, los recursos y las horas.

Qué pasa después. El encargo acumula horas y costes y genera la facturación.

Notas. Los encargos predeterminados se pueden crear sobre el contrato.

WBS & Gantt

Para qué sirve. Define la Work Breakdown Structure y la planifica en un Gantt.

Cuándo usarla. Para desglosar el trabajo de un encargo en fases/actividades y planificar sus plazos.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro WBS.

Qué muestra y cómo se usa. El árbol de la WBS y el diagrama de Gantt con dependencias e hitos; creas y vinculas las actividades.

Qué pasa después. La WBS guía la asignación de recursos y la imputación de horas.

Notas. El WBS Hub incluye varias pestañas de trabajo.

Programas

Para qué sirve. Gestiona los programas (conjuntos coordinados de encargos).

Cuándo usarla. Para gobernar varios encargos relacionados como un único programa.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Programas.

Qué muestra y cómo se usa. Los programas con sus encargos, el avance y el presupuesto agregado.

Qué pasa después. El programa consolida los KPI y los riesgos de los encargos.

Notas. Complementa al Program Management del SPM (Program Management).

Demand

Para qué sirve. Gestiona la demanda de proyectos o servicios que entra en el PSA.

Cuándo usarla. Para recoger y evaluar las solicitudes antes de abrir un encargo.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Demand.

Qué muestra y cómo se usa. Las solicitudes de demanda con su estado de evaluación.

Qué pasa después. La demanda aprobada se convierte en encargo o proyecto.

Notas. Complementa al Demand Management del SPM (Demand Management).

Timesheet

Para qué sirve. Registra las horas trabajadas en los encargos/actividades.

Cuándo usarla. Para que los recursos imputen sus horas.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Timesheet.

Qué muestra y cómo se usa. La cuadrícula de introducción de horas por encargo/actividad/día, con integración con Clockify donde esté configurada.

Qué pasa después. Las horas pasan a aprobación (Aprobaciones de timesheet) y alimentan los costes y la facturación.

Notas. Las horas facturables determinan la utilización y los ingresos.

Aprobaciones de timesheet

Para qué sirve. Gestiona la aprobación de los partes de horas.

Cuándo usarla. Para validar las horas imputadas antes de la facturación.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Aprobaciones de timesheet.

Qué muestra y cómo se usa. Los partes de horas pendientes con el detalle de horas; aprobación o rechazo.

Qué pasa después. Las horas aprobadas pasan a ser facturables; las rechazadas vuelven al recurso.

Notas. Paso de control de la calidad económica.

Capacity

Para qué sirve. Gestiona la capacidad y la asignación de los recursos.

Cuándo usarla. Para planificar la dedicación de los recursos a los encargos.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Capacity.

Qué muestra y cómo se usa. La capacidad disponible frente a la asignada por recurso/periodo, con las sobrecargas.

Qué pasa después. La asignación guía la adscripción a los encargos.

Notas. Complementa al Capacity Planning del SPM (Capacity Planning).

Rate Card

Para qué sirve. Gestiona las tarifas (rate card) por rol/servicio/cliente.

Cuándo usarla. Para definir los precios por hora que usan los costes y la facturación.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Rate Card.

Qué muestra y cómo se usa. Las tarifas por rol/servicio con su periodo de validez.

Qué pasa después. Las tarifas alimentan el cálculo de ingresos y márgenes.

Notas. Base económica del PSA.

Facturación

Para qué sirve. Gestiona la facturación de los encargos (de las horas aprobadas a la factura).

Cuándo usarla. Para generar y gestionar las facturas a los clientes.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Facturación.

Qué muestra y cómo se usa. Las partidas facturables, las facturas generadas y su estado.

Qué pasa después. Las facturas alimentan los ingresos y los KPI del cuadro de mando.

Notas. Depende de los partes de horas aprobados y de la rate card.

Calendario por país

Para qué sirve. Es el calendario por país (festivos, días laborables) que usa la planificación.

Cuándo usarla. Para planificar correctamente teniendo en cuenta los calendarios locales.

Cómo abrirla. Desde el PSA Hub, recuadro Calendario.

Qué muestra y cómo se usa. El calendario con los festivos y los días no laborables por país.

Qué pasa después. El calendario influye en la capacidad y en el Gantt.

Notas. Multipaís.

SPM Hub

Para qué sirve. Es la entrada al Strategic Portfolio Management.

Cuándo usarla. Para acceder a las herramientas de cartera estratégica.

Cómo abrirla. Desde la Home / hubs relacionados (recuadro SPM).

Qué muestra y cómo se usa. Los recuadros hacia todas las páginas del SPM (SPM Dashboard – Innovation Management).

Qué pasa después. Se abre la página elegida.

Notas. Gobierno estratégico complementario a la entrega del PSA.

SPM Dashboard

Para qué sirve. Es el cuadro de mando de la cartera estratégica.

Cuándo usarla. Para la vista general de la cartera (inversiones, beneficios, salud).

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Dashboard.

Qué muestra y cómo se usa. Los KPI de la cartera con drill-down.

Qué pasa después. Guía las decisiones estratégicas.

Notas. Vista de dirección.

Project Portfolio

Para qué sirve. Gestiona la cartera de proyectos/productos.

Cuándo usarla. Para seleccionar y equilibrar la cartera.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Portfolio.

Qué muestra y cómo se usa. Los proyectos/productos con prioridad, estado y valor; el equilibrio de la cartera.

Qué pasa después. Las decisiones de cartera guían las inversiones y la roadmap.

Notas. Núcleo del SPM.

Demand Management

Para qué sirve. Gestiona la demanda estratégica (ideas, solicitudes, iniciativas).

Cuándo usarla. Para recoger y evaluar la demanda a nivel estratégico.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Demand.

Qué muestra y cómo se usa. Las solicitudes de demanda (GM-DEMAND) con el valor esperado y la alineación estratégica.

Qué pasa después. La demanda aprobada entra en la cartera o en la roadmap.

Notas. Conecta negocio e IT.

Investment Funding

Para qué sirve. Gestiona las inversiones y su financiación.

Cuándo usarla. Para asignar los presupuestos a las inversiones.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Investment.

Qué muestra y cómo se usa. Las inversiones con presupuesto, ROI esperado y estado de financiación.

Qué pasa después. Las inversiones financiadas avanzan a través de las puertas de control (Funding Stage-Gate).

Notas. Vinculado a los beneficios y a las puertas de financiación.

Funding Stage-Gate

Para qué sirve. Gestiona las puertas de financiación (stage-gate) de las inversiones.

Cuándo usarla. Para aprobar o bloquear las inversiones en los puntos de control.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Funding Gate.

Qué muestra y cómo se usa. Las puertas con sus criterios y decisiones (go/no-go) para cada inversión.

Qué pasa después. Superar la puerta desbloquea la fase o la financiación siguiente.

Notas. Control de gobierno financiero.

Roadmap

Para qué sirve. Gestiona la roadmap estratégica.

Cuándo usarla. Para planificar y comunicar la secuencia de las iniciativas en el tiempo.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Roadmap.

Qué muestra y cómo se usa. La cronología de las iniciativas con hitos y dependencias.

Qué pasa después. La roadmap orienta la ejecución (ágil/programas).

Notas. Vinculada a la cartera y a los OKR.

Program Management

Para qué sirve. Gestiona los programas a nivel estratégico.

Cuándo usarla. Para coordinar iniciativas relacionadas hacia objetivos comunes.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Program.

Qué muestra y cómo se usa. Los programas con sus iniciativas, beneficios y riesgos agregados.

Qué pasa después. El programa consolida la ejecución y los beneficios.

Notas. Complementa a los programas del PSA (Programas).

Product Management

Para qué sirve. Gestiona los productos (product management estratégico).

Cuándo usarla. Para gobernar los productos a lo largo de su ciclo de vida.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Product.

Qué muestra y cómo se usa. Los productos con roadmap, backlog y métricas.

Qué pasa después. Guía las inversiones y el desarrollo ágil.

Notas. Complementa a APM (APM Rationalization / TIME).

Benefits Realization

Para qué sirve. Sigue la materialización de los beneficios esperados y reales.

Cuándo usarla. Para verificar que las inversiones producen los beneficios previstos.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Benefits.

Qué muestra y cómo se usa. Los beneficios esperados frente a los obtenidos por iniciativa.

Qué pasa después. Alimenta las decisiones de continuar o detener.

Notas. Cierra el ciclo inversión→valor.

OKR Management

Para qué sirve. Gestiona los OKR estratégicos (Objectives & Key Results).

Cuándo usarla. Para definir y supervisar los objetivos y los resultados clave.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro OKR.

Qué muestra y cómo se usa. Los OKR con el avance de los key results.

Qué pasa después. Los OKR alinean la cartera y la roadmap con la estrategia.

Notas. Complementa a los OKR de RR. HH. (Hub de RR. HH.).

Resource Management

Para qué sirve. Gestiona los recursos a nivel de cartera.

Cuándo usarla. Para asignar los recursos a las iniciativas estratégicas.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Resources.

Qué muestra y cómo se usa. Los recursos con sus competencias y su asignación a las iniciativas.

Qué pasa después. La asignación alimenta la capacidad y la entrega.

Notas. Complementa a Capacity del PSA (Capacity).

Capacity Planning

Para qué sirve. Planifica la capacidad a nivel de cartera.

Cuándo usarla. Para verificar la sostenibilidad de la cartera respecto a los recursos.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Capacity.

Qué muestra y cómo se usa. La capacidad agregada frente a la demanda de la cartera.

Qué pasa después. Guía las decisiones de priorización.

Notas. Vista estratégica de la capacidad.

Escenarios y dependencias

Para qué sirve. Analiza escenarios y dependencias entre iniciativas.

Cuándo usarla. Para evaluar alternativas de cartera y sus dependencias.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Scenario.

Qué muestra y cómo se usa. Los escenarios «what-if» y el mapa de dependencias.

Qué pasa después. El análisis apoya las decisiones de cartera.

Notas. Complementa al Predictivo (Predictivo).

Predictivo

Para qué sirve. Proporciona previsiones sobre la cartera (resultados, riesgos, plazos).

Cuándo usarla. Para anticipar los resultados de las iniciativas.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Predictivo.

Qué muestra y cómo se usa. Las previsiones basadas en los datos históricos y en los modelos.

Qué pasa después. Las previsiones informan los escenarios y las decisiones.

Notas. Analítica predictiva.

Agile Development

Para qué sirve. Da soporte a la ejecución ágil de las iniciativas.

Cuándo usarla. Para gestionar el trabajo con metodología ágil.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Agile.

Qué muestra y cómo se usa. Los backlogs, las iteraciones y las métricas ágiles.

Qué pasa después. La ejecución ágil materializa las iniciativas de la roadmap.

Notas. Complementa a Scrum y SAFe.

Scrum Management

Para qué sirve. Gestiona el marco Scrum (sprints, backlog, tableros).

Cuándo usarla. Para los equipos que trabajan con Scrum.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Scrum.

Qué muestra y cómo se usa. Sprints, backlog y tableros Scrum con burndown.

Qué pasa después. Los incrementos de cada sprint construyen el producto.

Notas. Complementa a Agile.

SAFe

Para qué sirve. Da soporte al marco SAFe (Scaled Agile) para la agilidad a gran escala.

Cuándo usarla. Para coordinar varios equipos ágiles en ART/PI.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro SAFe.

Qué muestra y cómo se usa. La estructura SAFe (PI planning, ART, objetivos).

Qué pasa después. Coordina la ejecución ágil a escala de programa.

Notas. Para organizaciones ágiles extensas.

APM Rationalization / TIME

Para qué sirve. Es el Application Portfolio Management con racionalización según el modelo TIME (Tolerate/Invest/Migrate/Eliminate).

Cuándo usarla. Para evaluar y racionalizar la cartera de aplicaciones.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro APM.

Qué muestra y cómo se usa. Las aplicaciones clasificadas según TIME con su valor y riesgo técnico.

Qué pasa después. Las decisiones guían las inversiones y las retiradas.

Notas. Vinculado a Enterprise Architecture (Enterprise Architecture).

Enterprise Architecture

Para qué sirve. Gestiona la Enterprise Architecture (mapa de las capacidades y de los activos de aplicaciones y tecnología).

Cuándo usarla. Para alinear la arquitectura con la estrategia.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro EA.

Qué muestra y cómo se usa. Las capacidades de negocio y los mapas de arquitectura.

Qué pasa después. Orienta el APM y la roadmap.

Notas. Vista estratégica de la arquitectura.

Innovation Management

Para qué sirve. Gestiona las propuestas de innovación (GM-INNOVATION), desde la recogida hasta la evaluación y el prototipado.

Cuándo usarla. Para recoger y evaluar ideas innovadoras del negocio o de IT.

Cómo abrirla. Desde el SPM Hub, recuadro Innovation.

Qué muestra y cómo se usa. Las propuestas con categoría, beneficio esperado y estimación de esfuerzo; el flujo de evaluación.

Qué pasa después. Las ideas prometedoras entran en la demanda o en la cartera.

Notas. Las ideas también se pueden abrir desde el portal de usuario («Propón una idea innovadora»).